Что включает документооборот? - коротко
Документооборот включает в себя создание, обработку, хранение и утилизацию документов, независимо от их формата (бумажные или электронные). Этот процесс обеспечивает необходимую информацию для принятия управленческих решений и поддержания деятельности организации.
Что включает документооборот? - развернуто
Документооборот представляет собой комплекс мероприятий, направленных на создание, получение, хранение, передачу и утилизацию документов в организации. Этот процесс включает в себя несколько ключевых этапов, каждый из которых имеет свое значение и важность для обеспечения эффективного функционирования компании.
Во-первых, документооборот начинается с создания документа. Это может быть любой вид письменной информации, будь то внутренняя записка, отчет, контракт или корреспонденция с внешними сторонами. Создание документа требует четкого понимания цели и содержания, а также соблюдения установленных стандартов и правил редактирования.
Во-вторых, после создания документ должен быть передан в нужное место или лицу. Этот этап включает в себя процедуру распределения документов, которая может быть как ручной, так и автоматизированной. В некоторых случаях для ускорения процесса используются специализированные системы электронного документооборота (EDMS), которые позволяют отслеживать статус документа на всех этапах его пути.
Третьим важным аспектом документооборота является хранение документов. В зависимости от типа и значимости документа, он может быть сохранен в бумажном виде или в электронной базе данных. Хранение требует соблюдения определенных норм и правил, чтобы обеспечить безопасность и доступность информации в долгосрочной перспективе.
Четвертый этап документооборота связан с утилизацией или архивированием документов. Некоторые документы имеют временный характер и после выполнения своих функций должны быть уничтожены в соответствии с установленными процедурами. Другие документы, особенно те, которые имеют длительный срок действия или историческую ценность, должны быть архивированы для будущего использования.