Что включает документооборот? Кто разрабатывает и утверждает график документооборота в организации? - коротко
Документооборот включает создание, обработку, хранение и утилизацию документов. График документооборота разрабатывается специалистами по управлению документами и утверждается руководством организации.
Что включает документооборот? Кто разрабатывает и утверждает график документооборота в организации? - развернуто
Документооборот представляет собой комплекс мероприятий, связанных с созданием, обработкой, хранением и утилизацией документов в организации. Он включает в себя несколько ключевых этапов:
- Создание документа: Это первый этап документооборота, на котором формируется исходный документ. Он может быть создан вручную или с помощью специализированного программного обеспечения.
- Распространение: После создания документ распространяется по установленным каналам связи внутри организации. Это может включать электронную передачу, печатные копии или другие методы.
- Обработка: На этом этапе документ проходит через различные подразделения организации для выполнения необходимых действий. Это может включать утверждение, корректировку или добавление комментариев.
- Хранение: После обработки документ хранится в соответствующем архиве. В зависимости от типа документа и его значимости, он может быть хранимый в электронном виде или на бумаге.
- Утилизация: Когда документ перестает быть актуальным или необходимым, он утилизируется в соответствии с установленными правилами и нормативами. Это может включать физическое уничтожение или удаление из электронного архива.
Разработка и утверждение графика документооборота в организации обычно возлагается на специализированные подразделения, такие как отдел документации или архив. Эти подразделения отвечают за анализ потребностей организации в документообороте, разработку соответствующих процедур и инструкций, а также за их утверждение высшим руководством организации. Утверждение графика документооборота является важным шагом, так как оно обеспечивает структурированность и эффективность всех процессов, связанных с обработкой документов в организации.