Обработка документов - что это такое, определение термина
- Обработка документов
- представляет собой комплекс мероприятий, направленных на прием, регистрацию, систематизацию, хранение, поиск и передачу документов в рамках документооборота организации. Она охватывает все этапы жизненного цикла документа, от его создания до уничтожения, и включает в себя как ручные, так и автоматизированные процедуры.
Детальная информация
Обработка документов – это комплекс мероприятий, направленных на прием, регистрацию, учет, хранение, поиск и передачу документов в рамках документооборота организации. Она включает в себя все этапы жизненного цикла документа, от его создания до уничтожения.
Детальная информация о каждом этапе обработки документов может включать:
- Прием документов: определение типа документа, отправителя, получателя, даты поступления и других реквизитов.
- Регистрация документов: присвоение уникального номера документу, внесение информации о нем в учетную систему.
- Учет документов: ведение журнала регистрации, картотеки или базы данных для хранения информации о документах.
- Хранение документов: организация физического или электронного архива для безопасного хранения документов.
- Поиск документов: использование системы поиска по ключевым словам, датам, отправителям и другим параметрам.
- Передача документов: направление документов по назначению, контроль за исполнением.
- Уничтожение документов: удаление документов, не имеющих ценности для организации, в соответствии с установленными правилами.
Эффективная обработка документов является ключевым элементом документооборота, способствующим оптимизации бизнес-процессов, повышению прозрачности и accountability, а также минимизации рисков потери или повреждения информации.