Как утвердить график документооборота? - коротко
Утверждение графика документооборота осуществляется путем его согласования с руководителями структурных подразделений, участвующих в документообороте, и последующего подписания руководителем организации. После утверждения график документооборота становится официальным документом и подлежит исполнению всеми сотрудниками.
Как утвердить график документооборота? - развернуто
Утверждение графика документооборота - важный этап организации эффективной работы с документами в любой компании или организации. Процесс утверждения может варьироваться в зависимости от специфики деятельности и внутренней структуры, однако общие принципы остаются неизменными.
Прежде всего, необходимо разработать сам график документооборота. Он должен содержать исчерпывающую информацию о всех видах документов, используемых в организации, сроках их подготовки, рассмотрения и утверждения, ответственных лицах за каждый этап документооборота. График может быть представлен в виде таблицы, диаграммы или другого удобного формата.
После разработки график представляется на рассмотрение руководителю подразделения, в котором он будет использоваться. Руководитель изучает документ, проверяет его соответствие требованиям и нормативным актам, а также согласовывает его с другими заинтересованными лицами.
В случае необходимости могут быть внесены корректировки и дополнения. После того, как график документооборота будет одобрен руководителем подразделения, он подписывается и утверждается приказом руководителя организации. Приказ должен содержать дату вступления графика в силу и порядок его исполнения.
Утвержденный график документооборота становится обязательным для всех сотрудников организации и служит основой для упорядочения и оптимизации работы с документами.