Если используется электронный документооборот, нужны ли оригиналы документов? - коротко
Если используется электронный документооборот, оригиналы документов обычно не требуются. Это связано с тем, что все необходимые данные и информация хранятся в цифровом виде и могут быть легко доступны для проверки и использования.
Если используется электронный документооборот, нужны ли оригиналы документов? - развернуто
В условиях активного внедрения электронного документооборота многие организации и частные лица задаются вопросом о необходимости хранения оригиналов документов. Электронный документооборот, или EDM (Electronic Document Management), представляет собой систему управления документами, которая автоматизирует процесс создания, обработки и хранения информации в электронном виде. В рамках такой системы документы сканируются или создаются цифровыми средствами, что позволяет сократить время и затраты на их обработку.
Однако, несмотря на все преимущества электронного документооборота, вопрос о необходимости хранения оригиналов документов остается актуальным. В большинстве случаев, если организация полностью перешла на электронный документооборот и имеет надежную систему архивирования, хранение оригиналов может быть избыточным. Электронные копии документов, сохраненные в защищенной базе данных, обеспечивают высокий уровень безопасности и доступность информации. Кроме того, многие государственные органы и финансовые учреждения признают электронные копии документов как полноценный заменяющий оригиналы.
Однако, в некоторых случаях хранение оригиналов все еще может быть необходимым. Например, для некоторых видов договоров и юридически значимых документов требуется подпись вручную. В таких ситуациях оригинал документа остается единственным доказательством его законности и действия. Также, в случае аудита или проверки со стороны государственных органов может потребоваться предоставление оригиналов документов.
Таким образом, ответ на вопрос о необходимости хранения оригиналов документов при использовании электронного документооборота зависит от конкретных условий и требований. В большинстве случаев, если организация имеет надежную систему архивирования и соблюдает все нормативные требования, хранение оригиналов может быть избыточным. Однако, в некоторых специфических ситуациях хранение оригиналов все еще остается актуальным и необходимым.